Zugang Zur Plattform

Die Online-Plattform meinCHOR ist nicht öffentlich, sondern nur mit entsprechender Zugangsberechtigung zugänglich. Als Benutzername dient die eindeutige E-Mail-Adresse des Mitglieds.

Das Passwort kann danach vom Mitglied selbst jederzeit geändert werden. Mit "Passwort vergessen"–Funktion.

mitglieder /-Listen

Ein einfaches Mitglied hat Zugriff auf die veröffentlichten Profile anderer Mitglieder. Bei der Anzeige kann nach einzelnen Chören unterschieden werden. 

Änderung der Mitgliedschaft

Die Änderung der Mitgliedschaft von "aktives Mitglied" zu "stilles Mitglied" und zurück kann vom Mitglied selbst auf der Plattform angestoßen werden. Dabei werden die in den globalen Vereinseinstellungen hinterlegten Fristen berücksichtigt. Die Umstellung selbst findet dann automatisch zum jeweiligen Stichtag statt.

Kündigung der Mitgliedschaft

Die Kündigung der Mitgliedschaft kann vom Mitglied selbst auf der Plattform angestoßen werden. Dabei werden die in den globalen Vereinseinstellungen hinterlegten Fristen berücksichtigt. Die Kündigung selbst findet dann automatisch zum jeweiligen Stichtag statt.

intelligente startseite / Dashboard

Auf der Startseite, dem sogenannten "Dashboard" sieht das Mitglied auf einen Blick, die für ihn relevanten aktuellen Neuigkeiten, z.B.:

• Die jeweils nächste Chorprobe 
• Neue oder kürzlich geänderte Stücke
• Neue Mitglieder
• uvm.

Profilpflege als "Self-Service"

Jedes Mitglied hat ein eigenes Benutzerprofil auf meinCHOR, das er oder sie selbst pflegen kann. 
Unter Anderem: E-Mail-Signatur, Foto, Geburtsdatum ... etc.

Erst nach Veröffentlichung wird das Profil mit individuell freigeschalteten Informationen  sichtbar. 

benutzergruppen 

Die Plattform meinCHOR unterscheidet unterschiedliche Benutzergruppen mit jeweils angepassten Berechtigungen.

Die Zuordnung von Mitglieder zu den jeweiligen Benutzergruppe kann von Vorstandsmitgliedern vorgenommen werden.

Bei einfachen Mitgliedern wird noch unterschieden in aktive Mitglieder und stille Mitglieder.

mehrere chöre pro verein

Je Verein kann es beliebig viele Chöre geben. Ein Vereinsmitglied kann in einem oder mehreren Chören des Vereins sein. Die Informationen, die das Mitglied sieht, beziehen sich immer auf den Chor bzw. die Chöre, bei denen er oder sie aktiv ist.

terminverwaltung

Berechtigte Mitglieder (Vorstandsmitglieder) können verschiedene Arten von Terminen einstellen, z.B. Chorproben, Konzerttermine, Probewochenenden, Vorstandssitzungen, Weihnachtsfeiern, etc. Dabei kann angegeben werden, ob es sich um einen Termin für einen bestimmten Chor handelt oder ob der Termin vereinsübergreifend für alle Mitglieder relevant ist. 

Unterschieden wird bei den Terminen in Präsenztermine und Online-Termine.

Mitgliederstatistik

Graphisch aufbereitete Statistiken geben Aufschluss über:

• Anzahl der Mitglieder und Aufteilung nach Chören
• Altersstruktur 
• Zusammensetzung nach Geschlecht und Alter

zugriffsstatistik

Statistiken geben Aufschlüsse über das Nutzungsverhalten der Plattform:

• Anzahl der Seitenaufrufe
• Anzahl der angemeldeten Anwender
• Aufteilung der Seitenaufrufe nach Gerätetyp 

vorstandsbereich

Vorstandsmitglieder haben einen eigenen Bereich, der für einfache Mitglieder nicht sichtbar ist, dort stehen für Vorstandsmitglieder dann z.B.  folgende Möglichkeiten bereit:

• Anlage neuer Mitglieder, Konzerte, Termine, Chöre
• Zugriff auf die komplette Mitgliederliste inklusive Exportmöglichkeit nach Excel
• Import von Mitgliedern
• Systemweite Einstellungen (Beiträge für aktive und passive Mitgliedschaft, Intervalle für Erinnerungs-Mails, Kündigungsfristen, offizielle Vereins-E-Mail-Adresse, etc.)
• Eigener Archiv-Bereich für sensible Dokumente, die für einfache Mitglieder nicht zugänglich sein sollen

Mitglieder im-/Export

Die initiale Befüllung der Mitglieder kann von Vorstandsmitgliedern über einen entsprechenden Import realisiert werden. Umgekehrt haben diese auch die Möglichkeit, alle Mitglieder nach Excel zu exportieren, um dort eine weitere Verarbeitung vorzunehmen.

castingverwaltung

Casting-Betreuer können hier neue Interessenten und Casting-Termine anlegen, Interessenten zum Casting einladen und das Ergebnis des Castings pflegen. Am Ende eines erfolgreichen Castings wird der Interessent automatisch zum normalen Chormitglied.

Alle automatisierten E-Mails, die im Rahmen dieses Prozesses an die Interessenten versendet werden, können chor-spezifisch angepasst werden.

Beitragsverwaltung

Mitglieder erteilen einmalig ein Mandat für die Abbuchung der Mitgliedsbeiträge. Danach geschieht die Abbuchung der Beiträge automatisch in regelmäßigen Abständen. 

Die Verwendung der Beitragsverwaltung ist optional und kann auf Vereinsebene ein- oder ausgeschaltet werden.

Mitmachaktionen

Mitmach-Aktionen sind eine besondere Art von Terminen, bei denen die Mitglieder aufgefordert werden, sich für die Teilnahme anzumelden. Bei der Anmeldung können verschiedene Optionen eingestellt werden. Mitmach-Aktionen eignen sich z.B. sehr gut zur Organisation von Probenwochenenden.

galerie

Die Galerie enthält verschiedenste Medien zu Vereinsveranstaltungen oder einzelnen Chor-Veranstaltungen .

Die Inhalte der Galerie werden von dazu berechtigten Redakteuren gepflegt und stehen dann allen Mitgliedern zum Download bzw. zum Betrachten und Anhören auf der Plattform zur Verfügung. 

Mailings 

Die Mitglieder haben gegenseitig die Möglichkeit über die Plattform E-Mailings zu schicken. 
Vorstandsmitglieder können den gesamten Verein (Mitglieder aller Chöre) anschreiben oder den gesamten Vorstand. Die Absenderadresse für offizielle Vorstands-Mails kann global gepflegt werden.

MailingArchiv

Alle über die E-Mailing-Funktion versendeten und empfangenen Mails stehen den Mitgliedern hier dauerhaft zur Verfügung.

repertoire verwaltung

Die Plattform enthält einen Prozess für Repertoire-Vorschläge: Chormitglieder laden Repertoire-Vorschläge hoch, der Chorleiter bzw. die Chorleiterin wird automatisch per E-Mail informiert und kann den Vorschlag auf der Plattform bewerten und akzeptieren oder ablehnen. Über die Bewertung wird das Chormitglied dann ebenfalls per E-Mail benachrichtigt.

Kenntnisstand verwalten

Jedes Mitglied hat die Möglichkeit, seine Kenntnisse von Stücken des Repertoires selbst zu pflegen. Das gibt einen Überblick über den Wissensstand des Chores und kann z.B. für die Planung eines Konzerts ein wichtiges Hilfsmittel sein.

videokonferenzen

Mitglieder können sich in verschiedenen Räumen treffen, um sich auszutauschen. Es gibt einen Raum für jeden Chor des Vereins, einen Raum für den Gesamtverein und einen Raum nur für Vorstandsmitglieder.

Online-Hilfe kontext-sensitive 

Auf jeder Seite sind Hilfe-Masken platziert, die bei Bedarf Hilfestellung leistet. Dabei wird auch die Berechtigungsgruppe des jeweils angemeldeten Anwenders berücksichtigt. 

faq

Ein FAQ-Bereich beantwortet die wichtigsten Fragen der Anwender. Dieser Bereich wächst dynamisch, neue Fragen und Antworten darauf werden regelmäßig eingebaut. 

feedback

Ein Feedback-Formular erlaubt die Kontaktaufnahme mit den Personen, die für den Betrieb der Plattform verantwortlich sind. Hier kann auf Fehler hingewiesen werden und Verbesserungsvorschläge oder Erweiterungswünsche platziert werden. 

dsvgo konform

Die Online-Plattform wird DSGVO-konform auf Servern in Deutschland gehostet, alle Anforderungen an die DSGVO werden erfüllt.

responsive design

Die Online-Plattform ist im sogenannten Responsive Design realisiert. Sie ist gleichermaßen komfortabel mit dem Desktop-Rechner, dem Tablet oder dem Smartphone bedienbar.